La facture est une formalité incontournable qui est rédigée à la conclusion d’une vente de produits ou services. Dans ce document, le vendeur détaille tous les produits ou prestations vendus avec leurs prix, les conditions de paiements etc. Elle est également demandée lors d’un contrôle fiscal par l’administration fiscale. Mais comment se déroule la gestion des factures ?

D’abord, la gestion des factures commence par l’établissement d’un devis qui est demandé par un client pour qu’il puisse savoir le tarif de produits ou services de votre société. Ce devis sera ensuite transformé en facture si le client le valide par un bon de commande. Dans le cas contraire il n’y aura pas de facture. Vous pourrez utiliser un logiciel facturation en ligne ou autonome pour créer et gérer vos factures.

Normalement, cette dernière doit être rédigée et délivrée au client le jour de la réalisation de la vente ou la livraison des produits même. Mais dans certains cas, avec l’accord du client, il se peut qu’elle soit émise plus tard ou bien avant l’achèvement de la vente. En général, cette facture doit être imprimée en deux exemplaires ou plus car vous devez conserver également un exemplaire pour votre comptabilité et pour le contrôle fiscal.

En général, le client doit procéder au paiement à l’émission de la facture même, mais selon les conditions de paiement, ça peut être 30 jours après la réception de facture ou autres délais en fonction de l’accord de votre délégué commercial avec votre client.

Dans le cas où le client paye à crédit, vous pourrez procéder à la gestion des factures en créant un tableau qui marque chaque facture ligne par ligne avec le délai de paiement, le montant à payer et le reste à payer. Ce tableau doit être consulté tous les jours pour pouvoir prévenir le client en avance d’un paiement imminent. A l’approche d’un paiement, il est conseillé de téléphoner directement le client qu’il doit faire un paiement très bientôt. Envoyé un courriel n’est pas très conseillé car il se peut que le client décline de ne pas avoir reçu votre message électronique.

En plus du tableau, vous devez également marqué la facture en dessous du montant total à payer, les tranches de paiement que le client à effectuer avec le reste à payer. Pour bien réaliser la gestion des factures, les factures présentant des impayés doivent être classées dans un classeur. Et si la totalité du paiement a été réalisée, c’est là qu’il faut transférer la facture dans le dossier du client.

N’hésitez pas à mettre en place un logiciel de facture pour faciliter ces tâches.