Par définition, un standard téléphonique est un commutateur qui permet d’assurer la liaison des appelants et des appelés, dans une entreprise. La particularité de ce genre de système est l’existence de plusieurs fonctionnalités qui ne peuvent pas figurer sur un appareil fixe normal. Voici tout ce qu’il y a à savoir sur son fonctionnement.
Le standard téléphonique propose des fonctionnalités de base
Que ce soit un standard téléphonique classique ou standard téléphonique virtuel, les fonctionnalités restent généralement les mêmes. Comme option de base, les utilisateurs auront droit à un annuaire téléphonique numérique. Cet annuaire sera disponible à travers tous les terminaux qui seront présents sur la ligne. Il permettra notamment d’enregistrer l’intégralité des numéros des employés au sein de l’entreprise, mais également, ceux qui sont les plus fréquemment appelés.
Il est également possible de disposer d’une journalisation des appels. Cette option permet alors aux utilisateurs de consulter les appels entrants et sortants qui sont effectués à travers un poste téléphonique. Cela permettra d’autant plus aux dirigeants de surveiller les appels que les employés passent sur leurs postes respectifs. La restriction des appels peut aussi être mise en place. De cette manière, certains numéros ne pourront être joints.
Les fonctionnalités adaptées à de petites structures
Ce qu’il faut également savoir, c’est que les options qui sont présentes sur un standard téléphonique, qu’il soit classique ou virtuel, sont modulables. De cette manière, les entreprises pourront les adapter à leurs besoins respectifs. Pour ce qui est des petites entreprises, ou encore les entreprises en voie de développement, les options ne sont pas encore aussi spécifiques que dans les grandes entreprises. Il leur suffit de quelques autres options, combinées aux basiques.
La messagerie vocale fait partie de ces fonctionnalités. Ainsi, lorsque l’un des employés est injoignable, les clients et les consommateurs pourront laisser un message à travers le répondeur. Il est également possible d’obtenir une version unifiée de cette messagerie. De cette manière, les messages, les fax ou encore, les e-mails seront redirigés dans un même serveur. Cette pratique permet spécialement d’améliorer l’accessibilité à ces données ainsi que leur stockage.
Les fonctionnalités idéales pour les grandes entreprises
Pour les structures plus grandes, il existe aussi un panel d’autres options qui leur permettent d’accroître leur productivité. Par exemple, l’emploi d’un serveur vocal interactif permettra aux clients de dialoguer avec un serveur informatique. Une fois installé sur un ordinateur central, un répondeur automatique prendra le relais lorsque les lignes sont saturées. Ce système peut également servir de messagerie ou de transfert d’appel, mais également de pré-décrochage.
L’utilisation d’un standard téléphonique permet également à l’entreprise d’obtenir un numéro unique. De cette manière, les appels entrants sont pris par une ligne centrale et seront ensuite distribués à travers les différents services. Les interlocuteurs pourront tout à fait appeler un numéro de leur choix sans avoir à passer par le standard. Pour ceux qui sont souvent en déplacements, il est aussi possible de faire transférer les appels.
Bref, les standards téléphoniques fonctionnent tous généralement de la même manière. Aussi, les options qui peuvent être utilisées sont à adapter aux besoins et aux structures de l’entreprise.
